تجاوز إلى المحتوى
تعلّم لعملك المرجع مقالات المحفوظات
العربية

playbook

أعِد كتابة سياسة بلغة بسيطة

حوّل سياسة مثقلة بالمصطلحات إلى نصّ يفهمه موظّف جديد من أول قراءة — كل قاعدة محفوظة، وملخّص من سطر واحد في الأعلى، وبشريٌّ يؤكّد أن لا شيء قانوني أو وقائعي قد تغيّر.

متوسّط ~45 دقيقة

متى تلجأ إلى هذا

دليلك مليء بسياسات لا يقرؤها أحد لأن لا أحد يستطيع قراءتها — "تحتفظ الشركة بالحق، وفق تقديرها المنفرد المطلق، في…" تمتدّ ثلاث فقرات قبل أن تقول شيئًا مفيدًا. الحلّ ليس تسطيحها أو إسقاط قواعد بصمت؛ بل الإبقاء على كل قاعدة سليمة مع قصّ المصطلحات، وإضافة ملخّص من سطر واحد في الأعلى كي يدرك موظّف جديد الفكرة في خمس ثوانٍ. وما لا تنازل فيه: بشريٌّ يؤكّد أن لا شيء قانوني أو وقائعي قد تغيّر في إعادة الكتابة.

جهّز هذا أولًا

  • السياسة الحالية كملف — remote-work-policy.md أو قسم الدليل المعني، ملصوقًا أو محفوظًا.
  • لمن هي وما الذي يخطئ الناس في فهمه فيها مرارًا — الأسئلة التي يجيب عنها قسم الـ HR مرّة بعد مرّة هي تحديدًا ما يجب أن تستبقه إعادة الكتابة.
  • أي قيود صارمة: البنود المطلوبة قانونيًا، أو التي يجب أن تبقى حرفيًا، أو التي كتبها مستشار قانوني ولا يمكن إعادة صياغتها.

الـ workflow

  1. اجعل Claude يرسم خريطة لكل قاعدة قبل إعادة كتابة كلمة واحدة

    ابدأ باستخراج القواعد الفعلية كقائمة تحقّق. هذا ما يتيح لك إثبات لاحقًا أن لا شيء فُقِد — لا يمكنك التحقّق من "كل قاعدة محفوظة" مقابل جدار من النثر، لكن يمكنك مقابل قائمة.

    أنت تطلب 
    اقرأ remote-work-policy.md. قبل إعادة كتابة أي شيء، اسرد كل قاعدة ومتطلّب وحق متمايز تحتويه كقائمة تحقّق بسيطة — سطر لكل واحد — وضع علامة على أي بند يبدو كلغة قانونية مطلوبة ينبغي أن تبقى حرفيًا. لا تعِد الكتابة بعد.

    ما تحصل عليه قائمة تحقّق مرقّمة بكل قاعدة ("1. يجوز للموظّفين العمل عن بُعد حتى 3 أيام/أسبوع. 2. تُطلب موافقة المدير للعمل عن بُعد بالكامل…") إضافة إلى قائمة قصيرة بالبنود الموسومة بـ "على الأرجح قانونية — احفظها حرفيًا" — مرجعك لخطوة التحقّق.

    قائمة القواعد هذه هي مرساة التحقّق لديك. احفظها؛ ستقارن إعادة الكتابة بها (diff) في النهاية.

  2. أعِد الكتابة لفهم من أول قراءة، والقواعد تبقى بلا مساس

    الآن أجرِ مرحلة اللغة البسيطة، لكن اربطها صراحةً بقائمة التحقّق كي لا ينزلق المعنى. اللغة البسيطة تعني جملًا أقصر وكلمات يومية — لا قواعد أقلّ.

    أنت تطلب 
    الآن أعِد كتابة هذه السياسة بلغة بسيطة يفهمها موظّف جديد تمامًا من أول قراءة: جمل قصيرة، كلمات يومية، 'أنت' و'نحن'، صيغة المبني للمعلوم، بلا لاتينية أو لغة قانونية معقّدة. أبقِ كل قاعدة من قائمة التحقّق مُلزِمة تمامًا — غيّر الصياغة، لا المعنى أبدًا — واترك البنود التي وسمتها بـ 'احفظها حرفيًا' دون تغيير. استخدم العناوين والنقاط حيث يفيد ذلك.

    ما تحصل عليه سياسة قابلة للقراءة عند مستوى قراءة الصفّ الثامن تقريبًا، منظّمة بعناوين واضحة، تنجو فيها البنود القانونية الموسومة كلمةً بكلمة وتبقى فيها كل قاعدة من قائمة التحقّق حاضرة ومُلزِمة بالقدر نفسه.

  3. أضِف الملخّص من سطر واحد ومرجعًا سريعًا

    الملخّص في الأعلى هو ما يجعل السياسة تُقرأ فعلًا. يمسح موظّف جديد سطرًا واحدًا، فيدرك الفكرة، ويقرأ التفاصيل حيث تنطبق عليه فقط.

    أنت تطلب 
    أضِف ملخّص 'النسخة المختصرة' من سطر واحد في الأعلى تمامًا، ثم مرجعًا سريعًا من 3–5 نقاط للقواعد التي تؤثّر في الحياة اليومية (ما يمكنك فعله، وما يحتاج موافقة، ومن تسأل). السياسة الكاملة تبقى أسفله للتفاصيل.

    ما تحصل عليه سطر ملخّص يدركه موظّف جديد في خمس ثوانٍ ("العمل عن بُعد حتى 3 أيام أسبوعيًا؛ العمل عن بُعد بالكامل يحتاج موافقة مديرك") ومرجع سريع قصير، مع السياسة الكاملة أسفله لحين أهمّية التفاصيل.

  4. قارِن إعادة الكتابة بالقواعد الأصلية (diff)

    هذه هي بوّابة التحقّق. اجعل Claude يثبت أن إعادة الكتابة أمينة بفحصها سطرًا بسطر مقابل قائمة القواعد — واطلب منه أن يُظهر عمله كي تدقّقه، لا أن تثق به فحسب.

    أنت تطلب 
    الآن قارِن إعادة الكتابة بقائمة القواعد من الخطوة 1، سطرًا بسطر. لكل قاعدة أصلية، أظهِر: هل لا تزال حاضرة، وهل تغيّر معناها بأي قدر؟ ضع علامة على أي شيء صار أخفّ أو أقوى أو سقط أو أُضيف حديثًا. أظهِر عملك كجدول — أحتاج أن أتحقّق من أن لا شيء قانوني أو وقائعي قد تغيّر.

    ما تحصل عليه جدول قاعدةً بقاعدة — "القاعدة 3: حاضرة، المعنى دون تغيير" / "القاعدة 7: تُقرأ الآن 'should' بدلًا من 'must' — المعنى ضعُف، أصلِحها" — كي ترى تحديدًا أين تنظر بدلًا من إعادة قراءة النسختين من الصفر.

    اقرأ هذا الجدول بنفسك، وأرسل النتيجة إلى من يملك السياسة. الـ diff الذي يجريه Claude يضيّق أين تتحقّق؛ لكنه لا يحلّ محلّ توقيع البشري.

اجعله ملكك

  • **دليل كامل:** عالِج السياسات واحدةً تلو الأخرى، لكن احتفظ بـ style-rules.md مشترك (مستوى القراءة، الضمير، الكلمات الممنوعة) كي يبدو كل قسم معاد كتابته بصوت واحد — الفكرة نفسها التي في نظام *brand-voice*، مطبَّقة على وثائق الـ HR.
  • **ترجِم بعدها، لا بدلًا منها:** ما إن تُعتمَد النسخة الإنجليزية باللغة البسيطة، اطلب ترجمة — لكن اجعل بشريًا يتقن اللغة يتحقّق من القواعد المترجمة أيضًا، لأن المعنى قد ينزلق في أي من المرحلتين.
  • **اجعلها قابلة للتكرار:** احفظ مسار رسم الخريطة ← إعادة الكتابة ← الـ diff كـ /plain custom command (راجع تبويب *Features* في الـ Playbook) كي يجري كل تحديث للسياسة خطوة التحقّق تلقائيًا، لا فقط حين يتذكّرها أحد.

انتبه إلى

  • اللغة البسيطة قد تغيّر المعنى بصمت — "must" تصير "should"، استثناء يسقط، موعد نهائي يلين. الـ diff سطرًا بسطر موجود تحديدًا لالتقاط هذا؛ لا تتجاوزه أبدًا توفيرًا للوقت.
  • Claude ليس محاميًا. أي شيء ذي ثقل قانوني — العقود، استحقاقات الإجازة، قواعد التأديب، أي شيء منظَّم — يمرّ على محامٍ حقيقي أو مالك السياسة قبل النشر. ضع علامة على البنود المطلوبة قانونيًا لحفظها حرفيًا.
  • يكتب Claude إعادة الكتابة؛ لكن البشر هم من يملكون تحديد ما إذا كانت لا تزال دقيقة ومُلزِمة. الملخّص والمرجع السريع وسيلة راحة، لا مرجعية — السياسة الكاملة تبقى مصدر الحقيقة.

ستحصل في النهاية على سياسة يفهمها موظّف جديد فعلًا من أول قراءة — كل قاعدة سليمة، وملخّص من سطر واحد في الأعلى، وdiff قاعدةً بقاعدة إضافة إلى توقيع بشري يثبتان أن لا شيء قانوني أو وقائعي قد تغيّر.