⇄ سوِّ ملفين، سطرًا سطرًا

الـ workflow

1. 01

   أكّد مفتاح الربط قبل المطابقة

   التسوية لا تكون أفضل من الـ column الذي تطابق عليه. اجعل Claude يثبت أن المفتاح موجود ومتسق في كلا الملفين أولًا — صيغة ID غير متطابقة تحوّل بصمت المطابقات الحقيقية إلى استثناءات زائفة.

   أنت تطلب انسخ

   افتح invoices-sent.csv وpayments-received.csv. أكّد أن لكليهما column لرقم الفاتورة، وأظهر لي 3 قيم كمثال من كل منهما، وأخبرني إن كانت الصِّيغ متطابقة تمامًا (الأصفار البادئة، البادئة INV-، المسافات). لا تسوِّ بعد — أريد فقط أن أعرف أن المفتاح نظيف.

   ما تحصل عليه قراءة مرتدّة: «الفواتير تستخدم INV-00142؛ المدفوعات تستخدم 00142 بلا بادئة — لن يتطابقا كما هما.» إمساك هذا الآن يمنع تسوية تنبّه إلى كل شيء على أنه غير مطابَق لسبب تنسيقي، لا لسبب حقيقي.

   معظم التسويات «المعطوبة» هي عدم تطابق تنسيقي في المفتاح، لا مالٌ مفقود. تحقّق دائمًا من المفتاح قبل أن تثق بالاستثناءات.

2. 02

   طابِق وصنّف كل صف في سلّة

   اطلب الصورة الكاملة في سلال مسمّاة، لا مجرد قائمة مشكلات — مطابَق، وغير مدفوع، ودفعات يتيمة — كي لا يسقط شيء من فجوة لم تسأل عنها.

   أنت تطلب انسخ

   وحّد أرقام الفواتير كي تتطابق، ثم سوِّ. ضع كل صف في واحدة من ثلاث سلال: (1) matched — فاتورة لها دفعة، (2) unpaid — فاتورة بلا دفعة، (3) orphan — دفعة بلا فاتورة. أعطني عددًا ومجموع مبلغ لكل سلّة. أظهر لي كيف طابقت كي أتمكّن من فحصه.

   ما تحصل عليه ثلاث سلال بمجاميعها: «Matched: 184 فاتورة / 58,200. Unpaid: 11 فاتورة / 6,400. دفعات Orphan: 2 / 1,150 — مدفوعات بلا فاتورة تُربط بها.» مع سطر واحد يصف الطريقة تستطيع التحقّق منه.

3. 03

   اجمع المتبقّي واشرح الـ orphans

   مجموع غير المدفوع هو الرقم الذي تريده القيادة؛ والدفعات اليتيمة هي الرقم الذي يوقع أحدهم في مشكلة. استخرج كليهما بوضوح واجعل Claude يستنتج ما قد تكونه كل دفعة يتيمة.

   أنت تطلب انسخ

   اسرد الـ 11 فاتورة غير المدفوعة مع العميل والمبلغ وعدد الأيام المتأخّرة، وأعطني المجموع المتبقّي. ثم لأجل الدفعتين الـ orphan، اقترح ما قد تكونه كلٌّ منهما — دفعة مكرّرة، أو دفعة على فاتورة مفقودة، أو استرداد — لكن علّمها كتخمينات للتحقيق، لا كاستنتاجات.

   ما تحصل عليه قائمة غير مدفوع مُصنَّفة بالأعمار («INV-00138، Acme، 1,200، متأخرة 47 يومًا») بمجموع متبقٍّ 6,400، مع دفعتين يتيمتين منبَّهٍ إليهما: «00461 / 600 — لا فاتورة مطابقة؛ ربما إيداع أو تكرار. حقّق.»

   الدفعة اليتيمة تنبيه، لا حكم. Claude يُظهرها؛ والإنسان يفحص البنك ويقرّر ما هي.

4. 04

   أنتِج التسوية القابلة للدفاع عنها

   حوّل العمل إلى وثيقة واحدة تستطيع تسليمها لمدقّق — مجاميع تتوازن، استثناءات مسرودة، طريقة مذكورة — كي تكون التسوية قابلة للتكرار والمراجعة، لا حدثًا عابرًا.

   أنت تطلب انسخ

   رتّب هذا كتقرير تسوية: سطر ملخّص يتوازن (مجموع المفوتَر = المدفوع + غير المدفوع + التسويات)، وقوائم الاستثناءات (غير المدفوع والـ orphans)، وفقرة واحدة تصف الطريقة. احفظه باسم reconciliation-may.md كي أتمكّن من إعادة تشغيله الشهر القادم.

   ما تحصل عليه ملف reconciliation-may.md يتوازن سطره العلوي — «المفوتَر 64,600 = المدفوع 58,200 + غير المدفوع 6,400 + 0 غير مفسَّر» — مع الاستثناءات أدناه والطريقة موضّحة. إن لم يتوازن، يقول التقرير ذلك وأين الفجوة.

ستحصل في النهاية على تسوية شهرية تتوازن — سلال matched وunpaid وorphan بمجاميعها، وقائمة متبقٍّ مُصنَّفة بالأعمار، وملاحظة طريقة — قابلة للمراجعة سطرًا سطرًا وللتكرار في الشهر القادم.